01 de abril de 2021 | Leitura: 3min
A ideia de eficiência administrativa está atrelada ao serviço público desde a constituição federal de 1988, que criou um desafio para o serviço público brasileiro ao estabelecer o princípio da eficiência como foco para a operação pública. Por eficiência administrativa, entende-se a execução da atividade administrativa com presteza, perfeição e rendimento funcional. No caso do Judiciário, isso significa uma adequação de procedimentos, aperfeiçoamento da legislação procedimental, e informatização e modernização tecnológica, com foco em garantir a “razoável duração do processo por meios que garantam a celeridade de sua tramitação”.
No começo dos anos 2000, iniciou-se um movimento de modernização da gestão pública, com foco em resultados. A partir desse momento, diversas ações foram tomadas, como por exemplo uma comunicação com a sociedade, visando entender se os serviços públicos atendem ou não a expectativa dos usuários, gerando insumos para verificar a necessidade de melhorias constantes e transformações da gestão pública. Nesse contexto, o Programa Nacional de Gestão Pública e Desburocratização (GesPública) foi lançado em 2005, tendo como objetivo a avaliação da gestão e melhoria contínua das organizações públicas.
No sistema de Justiça, o Conselho Nacional de Justiça (CNJ) e o Conselho Nacional do Ministério Público (CNMP) foram instituídos em 2005 com objetivo de aperfeiçoar o trabalho realizado no sistema judiciário brasileiro, principalmente em relação ao controle e transparência administrativa e processual. Entre as diversas ações realizadas pelo CNJ, destacam-se a definição de um planejamento estratégico, que define os planos de metas e os programas de avaliação do Poder Judiciário, e a busca por eficiência dos serviços judiciais através das melhores práticas para modernização e celeridade dos serviços do Judiciário. Da mesma forma, baseado nos conceitos propagados no GesPública, o CNMP lançou em 2017 a 2ª edição do Manual do Ordenador de Despesas, que consolida um alinhamento das principais referências da governança pública, auxiliando o Ordenador na busca por eficiência administrativa.
Existem várias técnicas que possibilitam a busca por eficiência administrativa como Lean, 5S, Six Sigma, Gestão da Qualidade Total, Reengenharia de Processos de Negócio e BPM. A Gestão de Processos de Negócio – BPM (Business Process Management), desenvolvida no início dos anos 2000, é uma junção das boas práticas e conceitos propagados por várias das técnicas citadas. Antes de entender sobre essa disciplina, precisamos definir o que é um processo de negócio. Um processo de negócio pode ser definido como um trabalho que entrega valor para os clientes ou apoia/ gerencia outros processos. Através da definição do processo de trabalho, é possível obter diversos benefícios, tais como:
- Definição de forma clara do início, fim e objetivos do processo;
- Definição de todos os requisitos necessários para cada uma das atividades que compõem o processo – como, quando ocorrem, e quais recursos são necessários;
- Responsabilidades definidas para cada uma das atividades;
- Definição de indicadores para mensurar a efetividade do trabalho realizado;
- Rastreabilidade da execução, permitindo verificar possíveis pontos de melhoria.
O BPM, por sua vez, propõe uma maneira de visualizar as operações de negócio que vai além das estruturas funcionais tradicionais. Essa visão compreende todo o trabalho executado em uma organização para entregar um produto e considera que os objetivos organizacionais podem ser alcançados por meio da definição, do mapeamento, controle e de esforços para a melhoria contínua dos processos de trabalho. Para atingir seus objetivos, o BPM possui uma sequência de etapas em seu ciclo de vida que tem por objetivo identificar, analisar, propor melhorias, e verificar através de monitoramento e controle do processo se novas melhorias são necessárias. Esse ciclo de vida se retroalimenta, gerando uma busca por melhoria contínua do processo.
O BPM proporciona benefícios tais como melhor alinhamento entre a estratégia da organização e a operação, aumento de produtividade, definição de metas e objetivos de cada processo de trabalho executado, possibilidade de melhorias e, principalmente, permite a criação de um banco de conhecimentos documentado dos processos da organização.
Independentemente da adoção do BPM ou de outras técnicas, o entendimento do trabalho que precisa ser realizado é essencial para uma organização ser mais eficiente, pois permite a percepção de quais atividades realmente geram valor ao cliente final, além de permitir um aumento da eficiência operacional, com redução de custos e otimização dos recursos.
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