01 de setembro de 2022 | Leitura: 4min
Nos últimos anos, as organizações têm procurado utilizar as melhores práticas do mercado para melhorar a eficiência e eficácia dos projetos que implementam. O que tem levado a um aumento no uso de conceitos de gerenciamento de projetos, e sugerindo modelos de gestão, ferramentas e técnicas como metodologia de negócios. A busca pela excelência na gestão de projetos criou alguns mitos que foram superados e substituídos por conceitos mais modernos e dinâmicos, como aumento da rentabilidade pela presença de um melhor monitoramento do budget (receitas, custos e despesas), maior controle sobre mudanças de escopo, redução de conflitos e entre outros.
Evandro Lopes – Sócio da 3GEN
O objetivo da ciência do gerenciamento de projetos
É fornecer métodos, ferramentas e técnicas para evitar que situações adversas ocorram. As habilidades necessárias para o Project Manager no exercício dessa função são: comunicação, organização, formação de equipes, liderança e conveniência. Ações como entrega técnica consistente, prazo, custos orçados versus custos realizados, gerenciamento de riscos e outros pontos inerentes ao projeto e tem quem impacto direto na sua rentabilidade, são garantia de um projeto bem-sucedido e devem estar dominadas pelo gerente.
A sobrevivência de um negócio depende de sua capacidade dos seus gestores em fazer uma boa administração dessas e outras variáveis. No caso de uma organização de projetos, o grau de precisão e exatidão deve ser ainda maior.
Falamos nos artigos anteriores que o processo orçamentário é um plano administrativo que abrange todas as fases das operações para um período futuro definido.
É a expressão formal para políticas administrativas, um plano de ação detalhado para medir a avaliação de desempenho. Pode abranger aspectos financeiros e não financeiros e pode incluir uma variedade de opções de financiamento. O orçamento diz respeito à implementação do programa aprovado pelo planejamento orçamentário, e traduz os planos de longo prazo em um plano operacional anual e tem como base o orçamento de vendas, orçamento de estoque, orçamento de mão de obra, custos departamentais e orçamento de despesas. O objetivo desse processo é tornar explícitos os planos futuros e atribuir-lhes valores financeiros.
O processo orçamentário
Para configurar e até mesmo executar um processo orçamentário que contenha todas as etapas exigidas como boas práticas, a organização terá que incorrer em determinados custos que podem ser relevantes como desembolsar fundos para aquisição e desenvolvimento de softwares, treinamento de pessoal, contratação de consultorias e outros pontos que garantem uma melhor qualidade no processo de preparação do orçamento.
O orçamento é uma a forma pela qual se implementa o plano estratégico da organização. Cenários e premissas devem estar definidos antes do início da montagem do instrumento propriamente dito, o que leva a organização a pensar e antever as principais tendências esperadas pela alta administração. Consiste na montagem da demonstração de resultados a partir da sensibilidade dos executivos em relação ao mercado de atuação.
Processos e projetos
Muitos gestores ainda confundem processos e projetos, mas a definição do processo é completamente diferente da definição do projeto.
O processo é periódico é reiniciado, mas o projeto termina quando a meta é atingida. Durante a gestão de projetos, é realizado um processo de planejamento prévio à execução de suas atividades, que visa cumprir o prazo de entrega, com margem de rentabilidade estabelecida e noção prévia dos recursos (humanos, logísticos, técnicos) que serão alocados para a conclusão do projeto.
É possível perceber então que, dentro de um projeto o orçamento possui um início, meio e fim, sendo que possível comparar tudo o que foi previsto versus tudo o que que foi realizado, tendo como objetivo a verificação do que fugiu à administração do projeto e os custos absorvido a mais face a desvios não previstos.
Dessa forma, é perceptível que o resultado positivo do projeto e consonante ao que está no orçamento original está intimamente ligado à experiência do Project Manager em fazer um acompanhamento periódico das entregas, receitas, custos e despesas, além de outros eventos não planejados e que possam ocorrem na execução das atividades.
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