26 de março de 2022 | Leitura: 4min
Nos dias de hoje, o planejamento vem sendo cada vez mais utilizado na gestão organizacional, onde as instituições procuram aprimorar as suas rotinas, o gerenciamento das ações de intervenção, bem como, a otimização dos recursos disponíveis. No poder público ainda é comum notar a sobreposição das questões políticas em detrimento das decisões técnicas. E nesse contexto, as técnicas de planejamento podem ajudar os órgãos com ferramentas que organizam e trazem transparência à tomada de decisão.
ALINE VÊNERE e GUILHERME SOUZA – Sócios da 3GEN
Uma dificuldade é a execução orçamentária.
Os normativos seguem os princípios da administração pública e critérios estabelecidos pelos órgãos de controle. Dessa forma, o processo de contratação e/ou aquisições tende a ter prazos que não são coerentes com a demanda dos clientes, e por fim, impactam negativamente na imagem institucional e na satisfação da prestação de serviços.
Uma forma muito simples de otimizar esse processo, é estabelecer um plano de aquisições – como é comumente chamado, onde a cada ano devem ser planejados todas as aquisições a serem feitas para garantir a sustentação da máquina e a execução das ações de intervenção que irão assegurar os saltos de performance dos resultados entregues à sociedade. E como fazer isso?
São importantes duas questões:
Primeiro, ter uma visão sistêmica de todas as aquisições que sustentam a operação, ou seja, o custeio da máquina, levando em consideração o prazo de vencimento dos contratos recorrentes que precisam ser atualizados a cada período. É importante ouvir todas as áreas da organização para entender o tamanho das demandas, o perfil correto das solicitações e os desafios de compras.
Em segundo lugar, também envolvendo os especialistas, já ter todos os projetos e/ou iniciativas, pelo menos as estratégicas mapeadas, detalhadas e orçadas, levando em consideração o prazo de execução, para compor esse plano. Assim é possível garantir aderência e suficiência das aquisições a cada ano, de acordo com a natureza especificada.
Uma vez o plano definido e aprovado pela máxima liderança, com uma vigência de 12 meses, é importante deliberar alçadas de aprovação com vistas à agilidade do processo, sem deixar de observar a qualidade das aquisições e/ou contratações a serem feitas, caso contrário, o plano não será efetivo. Uma compra malfeita gera retrabalho e desperdício, além da perda de tempo, o que é exatamente o que buscamos mitigar com o uso dessa ferramenta.
As alçadas dão liberdade de compras no nível tático e intermediário, desconcentrando o processo das lideranças estratégicas, assegurando a sua fluidez e tornando possível a repriorização do que está aprovado no plano ao longo do período, sem a necessidade de aprovar novamente junto à instancia máxima de aprovação. Como essas agendas são mais concorridas, o processo se torna lento e burocrático.
Por fim, é importante acompanhar a execução e ajustes do plano em ritos específicos
De modo a garantir que qualquer problema seja antecipado e solucionado, antes de gerar atrasos na execução dos processos e projetos das organizações. Uma das principais dificuldades está na falta de um processo inteligente e digital que suporte a adoção do plano de maneira efetiva e integrada.
É possível utilizar a boa e velha planilha de Excel, mas o processo se torna moroso e altamente susceptível a erros. Outra dificuldade está na definição das alçadas, pois se está aprovado pela instancia superior do órgão após a sua confecção, não deveria passar por outra aprovação. E sim, apenas as exceções não mapeadas e/ou não incorporadas no momento de confecção do plano.
A utilização de um plano de aquisições como instrumento de gestão é dolorosa inicialmente porque traz uma mudança de cultura, porém…
A partir da maturidade adquirida com o passar do tempo, ele se torna um poderoso aliado da transparência na destinação dos recursos e na efetividade da execução orçamentária, considerando os ajustes quando necessário, pois viabiliza de maneira organizada a disponibilidade dos materiais, máquinas, obras, pessoas, competências e tecnologia necessárias à manutenção e expansão das atividades.
Se quiser saber um pouco mais sobre como a 3GEN pode ajudar com o seu plano de aquisições, visite nossa página de consultoria ou entre em contato pelo email contato@3gen.com.br ou pelo tel: +55 (11) 3071-3123
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