Série gestão de processos: Dicas práticas para uma gestão de processos de resultado

27 de maio de 2021 | Leitura: 2min

Ciclo da gestão de processos:

Os processos de negócio devem ser gerenciados em um ciclo contínuo garantindo assim sua integridade e capacidade de transformação:

Planejamento e Alinhamento à Estratégia

1. Analise as diretrizes e iniciativas estratégicas
2. Identifique os gaps em relação à cadeia de valor
3. Identifique os processos a serem criados ou otimizados
4. Priorize com base em critérios como impacto na estratégia, geração de valor ao negócio, maturidade das unidades impactadas.
5. Tenha sempre o patrocínio dos superiores

Entendimento da Situação Atual e Análise

1. Definida um objetivo e identifique todos os envolvidos no processo;
2. Não foque na modelagem AS-IS, o processo logo será transformado, utilize ferramentas mais rápidas como CANVAS de processos ou SIPOC;
3. Foque na identificação da causa raiz problemas e oportunidades de melhorias, utilize de ferramentas da qualidade;
4. Tenha atenção especial nas interações interfuncionais e necessidade de acordos de nível de serviço;
5. Tenha atenção especial em problemas de tecnologia e estrutura e alinhe as soluções propostas com as áreas envolvidas;
6. Valide em nível institucional as soluções de tecnologia e estrutura;
7. Identifique soluções de fácil implantação e alinhe com a área alvo para obter ganhos rápidos

Redesenho de processos

1. Alinhe com todos os envolvidos as melhorias consideradas no redesenho;
2. Modelo o processo TO-BE, identifique novas possibilidades de otimizações focando na redução de retrabalhos e hand-offs;
3. Crie/revise os indicadores dos processos;
4. Crie e revise POPs apenas para as atividades críticas. Não queremos engessar o processo.
5. Detalhe as necessidades de tecnologia, competências e estrutura para implantação do novo processo;
6. Alinhe com as áreas evolvidas e estabeleça um plano de implementação, com responsáveis e prazos.

Implantação

1. Utilize de ferramentas ágeis como Kanban e acompanhe a execução do plano de implementação por meio de sprints semanais;
2. Priorize as ações de acordo com a facilidade de implementação;
3. Foque na solução de impedimentos e melhoria do processo de implantação;
4. Capacite os envolvidos no novo processo;
5. Acompanhe a execução do novo processo e verifique a necessidade de ajustes;
6. Atualize a documentação necessária.

Monitoramento

1. Acompanhe os indicadores de processos;
2. Faça reuniões constantes com as equipes;
3. Avalie os indicadores com baixo desempenho;
4. Defina ações corretivas e soluções rápidas;
5. Não se prenda ao processo e se ele ainda está gerando o valor desejado à organização;
6. Priorize os processos para um novo ciclo de melhoria.
7. Estabeleça um modelo de governança que integre as áreas de processos, estratégia e projetos.

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