Os processos são parte central da organização pois é assim que se entrega valor para os clientes e usuários, e podem ser representados de uma forma mais agregada pela cadeia de valor ou mais detalhada por meio das atividades e dos procedimentos operacionais.
Porém muitas organizações não têm as competências necessárias para fazer a gestão e a melhoria dos processos, seja por falta de pessoas com estas competências, ou até mesmo poucas pessoas para o tamanho da demanda em determinados momentos.
Assim, fazer uso de soluções BPO trazendo para dentro das organizações recursos com conhecimento amplo de gestão e melhoria de processos e conhecimentos específicos em determinados temas e assuntos pode ser a solução para que a organização viabilize a gestão e a melhoria de processos.
Essa modalidade de contratação se aplica quando a organização precisa de disponibilidade das competências em gestão e melhoria de processos, com qualidade, consistência técnica, conhecimento amplo de processos e específicos de determinados temas, a um custo acessível.
Apesar de processos ser o dia a dia da organização e a melhoria contínua estar nas mãos dos gestores e suas equipes, muitas vezes há uma necessidade não planejada que pode ser suprida com BPO.
Nesses casos, a organização não precisa manter uma estrutura adicional para os momentos em que necessidades não planejadas aconteçam, onerando a organização por conta da ociosidade destes recursos nos momentos de baixa demanda.
Outro ponto é quando há necessidades específicas de gestão e melhoria de processos cuja competência não está internalizada e para desenvolvê-la requererá muitos meses. Nesses casos, a organização poderia fazer uso de consultorias de processos arcando com projetos de redesenho ou fazer uso do BPO, trazendo apenas o recurso especializado, e se responsabilizando pela gestão e planejamento desse recurso.
Um terceiro caso relevante é quando um determinado processo da organização tem sazonalidade, que pode ser dentro do mês ou até mesmo dentro do ano, e por conta disso, um recurso especializado ficaria ocioso nos momentos em que o processo não é executado. Nesses casos, a organização pode contratar um recurso no formato BPO em tempo parcial para que esse recurso execute o processo sempre que ele aconteça.
Além dos casos apresentados anteriormente, tem organizações que preferem focar nas atividades finalísticas e deixar que processos de gestão e apoio sejam executados ou de forma terceirizadas, ou por BPO, a depender da estratégia da organização.
O BPO na gestão e melhoria de processos pode ser utilizado em diferentes momentos. Algumas organizações decidem utilizar o modelo de contratação por BPO para que esse recurso gerencie e execute todo o processo.
Por exemplo, a organização formulou a estratégia, mas não tem um recurso para garantir o acompanhamento da evolução dessa estratégia, seja por meio dos projetos implementados ou por meio dos resultados alcançados. Nesses casos, ela pode solicitar um recurso BPO que tenha a competência em governança da estratégia para que este seja responsável pelo acompanhando da mesma.
Um outro caso, e que se aplica a muitas PMEs, é em relação aos processos de apoio, como por exemplo o financeiro. Muitas vezes, ter um recurso 100% dedicado para fazer contas a pagar, contas a receber, tesouraria etc. não faz tanto sentido pois a demanda do processo pode ser pequena, o que o tornaria um recurso CLT muito oneroso. Nesses casos, a organização pode contratar um recurso BPO para utilizá-lo parcialmente para que ele execute todos os processos financeiros da organização.
Outra aplicação do BPO pode ser em momentos de pico de demanda. Muitas organizações adequam seu quadro de funcionários tomando como base as demandas planejadas. Mas por questões não administráveis, novas demandas surgem, e a organização não tem como aumentar o quadro de pessoal por conta de uma demanda eventual.
Assim, fazer uso de BPO é uma solução rápida para garantir o atendimento da nova demanda.
Já nos casos de melhoria contínua, a organização pode contratar um BPO para compor a sua equipe de escritório de processos, tanto para atender a demandas não planejadas cujo atual quadro de pessoal não tem capacidade de atendimento, quanto para ajudar em momentos cuja especialidade em determinados temas não está disponível internamente. Ou até mesmo, pode ter um escritório de processos formado 100% por recursos BPO.
Aqui estão algumas das principais vantagens em adotar o BPO na gestão e melhoria de processos:
Uma das vantagens mais conhecidas é a redução de custos operacionais. Ao terceirizar processos, as organizações podem economizar em despesas de pessoal, infraestrutura e tecnologia principalmente pela não ociosidade em momentos de baixa demanda;
Ao terceirizar tarefas secundárias e processos de gestão e apoio, as organizações podem se concentrar mais no desenvolvimento do seu negócio principal, dedicando tempo e recursos principalmente para os momentos de tomada das decisões;
Os BPOs frequentemente possuem conhecimento especializado, com experiência em diversos segmentos e ferramentas de gestão atuais. Ao terceirizar, as organizações podem ter acesso a profissionais qualificados, com domínio das práticas e tecnologias de ponta sem precisar investir diretamente e/ou contratar esses recursos;
Permite uma maior flexibilidade para aumentar ou reduzir a escala de operações de acordo com as necessidades do negócio. Isso é particularmente útil em períodos de demanda sazonal;
Os BPOs são especializados em processos específicos, o que pode resultar em maior eficiência e qualidade na execução dessas atividades;
Terceirizar processos de gestão pode melhorar a experiência do cliente, pois os especialistas em BPO podem se concentrar inteiramente em satisfazer as necessidades dos clientes;
Com a experiência dos BPOs, a implementação de processos pode ser rápida e eficiente, reduzindo os riscos associados a erros ou falhas internas. Além disso, todo o risco da contratação está com o terceiro;
Os BPOs geralmente investem em atualizações regulares das ferramentas e metodologias de gestão para manter a eficiência e competitividade, permitindo que as organizações se beneficiem dessas atualizações sem grandes investimentos adicionais.
Muitas vezes as organizações necessitam de competências que não estão disponíveis imediatamente, ou a demanda por essa competência não requer um recurso em tempo integral, ou até mesmo não tem a cultura de contratar serviços de consultoria pelos mais diferentes motivos. Para esses casos, a 3GEN atua com serviços de BPO nas temáticas de processos, projetos e estratégia, alocando recursos especializados e prontos para atenderem as necessidades da sua organização.
Nossos profissionais são altamente capacitados e atuam de acordo com a tese da nossa empresa, mas seguindo a cultura e as especificidades da sua organização, seja ela privada, pública e do terceiro setor. Nossos recursos dominam práticas de mercado que foram desenvolvidas e testadas pela 3GEN nos mais diferentes contextos, considerando e personalizando as soluções tanto para as grandes organizações como para as pequenas e médias, de forma a maximizar o resultado para o seu contexto.
Adicionalmente, nosso pensamento está sempre orientado para um processo de transformação, onde as competências disponibilizadas pelo BPO da 3GEN tem a preocupação de criar um legado para que a organização fique melhor a cada dia.
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